Mit der Ordnerfreigabe können Sie anderen den Zugriff auf Ihre E-Mail-Ordner ermöglichen. Sie legen fest, welcher Ordner und welche Zugriffsebene, d.h. ob der Delegierte nur Elemente in einem Ordner sehen kann, oder ob er Elemente erstellen, bearbeiten und/oder löschen kann.
Wenn Sie einen anderen Ordner als Ihren Posteingang freigeben, führen Sie die Schritte in Teil Eins und Teil Zwei aus.
Erster Teil – Teilen des Inhalts eines Ordners
In diesem Beispiel wird outlook 2013 ordner freigeben, aber Sie können jeden beliebigen E-Mail-Ordner auf dem Exchange-Server freigeben. Wenn Sie einen anderen Ordner als Ihren Posteingang freigeben, führen Sie auch die Schritte in Teil Zwei unten aus.
- Klicken Sie im Ordnerfenster auf Mail.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie freigeben möchten. (Sie können nur Ordner auf dem Exchange-Server freigeben, nicht lokale Ordner.) Klicken Sie in dem angezeigten Menü auf Eigenschaften. Ein Dialogfeld mit den Eigenschaften wird geöffnet.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Berechtigungen.
- Wenn die Person (oder Gruppe), für die Sie freigeben möchten, auf der Registerkarte Berechtigungen aufgeführt ist, gehen Sie zu Schritt 9.
- Klicken Sie im Dialogfeld Properties auf Add.
- Stellen Sie im Dialogfeld Benutzer hinzufügen sicher, dass Weitere Spalten ausgewählt sind.
- Geben Sie den Namen der Person ganz oder teilweise ein und klicken Sie dann auf Los.
- Markieren Sie den Namen in der Ergebnisliste, klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK. Sie sollten nun ihren Namen im Dialogfeld Properties sehen.
- Markieren Sie den Namen der Person (oder Gruppe).
- Wählen Sie in der Dropdown-Liste Berechtigungsebene die gewünschte Zugriffsebene aus.
- Prüfer – die Person kann Elemente im Ordner des Managers lesen, aber nichts hinzufügen, löschen oder ändern.
- Autor – die Person kann Elemente lesen und erstellen und kann Elemente ändern und löschen, die sie erstellt hat. So kann die Person beispielsweise Aufgabenanforderungen und Besprechungsanforderungen direkt im Kalenderordner des Managers erstellen. Die Person kann etwas, das der Manager erstellt hat, nicht ändern oder löschen.
- Editor – die Person kann alles tun, wozu ein Autor berechtigt ist, und die Elemente, die der Manager erstellt hat, ändern und löschen.
- Klicken Sie auf OK.
Teil Zwei – Sichtbarmachung von übergeordneten Ordnern
- Wenn Sie Ihren Posteingang in Teil Eins oben geteilt haben, brauchen Sie keine weiteren Informationen zu lesen oder einen der Schritte hier in Teil Zwei durchzuführen.
- Wenn Sie etwas anderes als Ihren Posteingang, d.h. einen Ordner unten in der Hierarchie, geteilt haben, müssen Sie auch die „Eltern“ dieses Ordners bis hin zum Posteingang sichtbar machen. Ihr Delegierter kann die Elemente in jedem Ordner nicht sehen (es sei denn, Sie verwenden die obigen Schritte), aber er muss die Ordner selbst sehen können, um den Unterordner zu sehen, in dem er den Inhalt sehen soll.
- Nehmen wir beispielsweise in dem hier gezeigten Screenshot an, dass wir den Ordner des zweiten Quartals freigeben wollten. Damit dieser Ordner sichtbar ist, müssen wir alle seine Eltern sichtbar machen: 2007, Proposals und Inbox. Wir müssten die folgenden Schritte dreimal ausführen, einmal für jeden dieser Ordner.
- Die Schritte hier sind ähnlich wie in Teil eins (oben), aber Schritt 6 ist, wo es anders wird.
- Klicken Sie im Ordnerfenster auf Mail.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie freigeben möchten. Klicken Sie in dem angezeigten Menü auf Eigenschaften. Ein Dialogfeld mit den Eigenschaften wird geöffnet.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Berechtigungen. Wenn die Person (oder Gruppe), mit der Sie teilen, bereits aufgeführt ist, fahren Sie mit Schritt 6 fort.
- Klicken Sie im Dialogfeld Properties auf Add.
- Geben Sie im Dialogfeld Benutzer hinzufügen den Namen der Person ganz oder teilweise ein und klicken Sie dann auf Go.
- Markieren Sie den Namen in der Ergebnisliste, klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK. Sie sollten nun ihren Namen im Dialogfeld Properties sehen.
- Klicken Sie auf den Namen der Person und dann auf das Häkchen, um ein Häkchen neben Ordner sichtbar im Abschnitt Andere zu setzen. Ändern Sie die Berechtigungsstufe nicht.
- Klicken Sie auf OK.
Wiederholen
Wiederholen Sie diese Schritte bei Bedarf, um jede „übergeordnete“ Ebene sichtbar zu machen.